Die Aufgaben einer Hausverwaltung variieren je nach Art der zu betreuenden Immobilie und den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Eigentümer und Bewohner. Dabei unterscheidet sich die Verwaltung von Mietwohnungen von der Verwaltung von Eigentumswohnungen, da unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen gelten. Zudem bieten Hausverwaltungen oft ein individuelles Leistungsspektrum an, das über die grundlegenden administrativen und technischen Verwaltungsaufgaben hinausgehen kann. Trotz dieser Unterschiede sollte eine qualitativ hochwertige Hausverwaltung stets ein gemeinsames Ziel verfolgen: die Interessen und Bedürfnisse der Eigentümergemeinschaft sowie der Mieter in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeit zu stellen. Ein professionelles Verwaltungsunternehmen zeichnet sich durch eine zügige und vorausschauende Arbeitsweise aus. Durch die rechtzeitige Erkennung von Problemen können kostenintensive Schäden oder aufwendige Sanierungsmaßnahmen vermieden werden. Eine effiziente Hausverwaltung sorgt dafür, dass notwendige Reparaturen und Sanierungen frühzeitig erkannt und koordiniert werden, sodass langfristige Schäden an der Bausubstanz verhindert werden. Ebenso ist es essenziell, dass gefasste Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft zeitnah und konsequent umgesetzt werden. Bedauerlicherweise gibt es innerhalb der Branche zahlreiche Verwaltungen, die diesen Ansprüchen nicht gerecht werden. Unzureichende Transparenz oder gar bewusste Vernachlässigung von Verwaltungsaufgaben führen nicht nur zu Frustration bei Bewohnern und Eigentümern, sondern können auch Schäden an der Immobilie nach sich ziehen. Die Instandhaltung des Gebäudes kann in solchen Fällen vernachlässigt werden, was mittelfristig zu einem Wertverlust der Immobilie führt und finanzielle Belastungen für die Eigentümer nach sich ziehen kann. In vielen Fällen ist ein Wechsel der Hausverwaltung die beste Lösung, um Missstände zu beheben und eine professionelle Betreuung der Immobilie sicherzustellen.

WIE WECHSELT MAN DIE HAUSVERWALTUNG?

Beim Wechsel einer Hausverwaltung ist zu unterscheiden, ob es sich um eine WEG- oder eine Mietverwaltung handelt. In beiden Fällen sind zwei wesentliche Schritte erforderlich: die Kündigung des bestehenden Vertrags und die Auswahl einer neuen Verwaltung. WEG-Verwalterwechsel: Schritt für Schritt Der Wechsel der Verwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) erfolgt in mehreren Schritten: 1. Suche nach einer neuen Verwaltung: Verschiedene Angebote einholen und vergleichen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. 2. Aufnahme in die Tagesordnung: Die Abberufung der bisherigen Verwaltung, die Wahl einer neuen sowie der Abschluss des Verwaltervertrags müssen vor der Eigentümerversammlung (ETV) in die Tagesordnung aufgenommen werden. 3. Einladung zur Eigentümerversammlung: Diese erfolgt durch die bestehende Verwaltung oder den Verwaltungsbeirat. Neben den Eigentümern sollten auch potenzielle neue Verwaltungen eingeladen werden. 4. Vorstellung der Verwaltungen: Bewerber erhalten während der ETV die Gelegenheit, sich und ihr Unternehmen den Eigentümern vorzustellen. 5. Beschlussfassung: Die Versammlung beschließt die Abberufung der alten Verwaltung, die Wahl einer neuen und deren Bestellung. 6. Unterzeichnung des Verwaltervertrags: Der Verwaltungsbeirat sowie ggf. weitere Eigentümer unterzeichnen den neuen Vertrag. Mietverwaltungswechsel: Einfach und direkt Der Wechsel einer Mietverwaltung ist unkomplizierter, da hier meist nur ein Eigentümer beteiligt ist: 1. Auswahl einer neuen Verwaltung: Angebote einholen und vergleichen. 2. Kündigung der bisherigen Verwaltung: In der Regel mit sechsmonatiger Kündigungsfrist. 3. Abschluss eines neuen Vertrags: Festlegung der Leistungen und Konditionen mit der neuen Verwaltung. Eine strukturierte Vorgehensweise gewährleistet einen reibungslosen Wechsel und eine optimale Verwaltung der Immobilie.

ORDENTLICHE KÜNDIGUNG DER MIETVERWALTUNG

Der Wechsel einer Mietverwaltung gestaltet sich in der Regel unkompliziert. Eigentümer können den bestehenden Verwaltervertrag unter Einhaltung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist ordnungsgemäß beenden und eine neue Verwaltung beauftragen. Viele Verträge enthalten eine Vertragsverlängerungsklausel, die eine automatische Verlängerung – meist um ein weiteres Jahr – vorsieht, sofern keine fristgerechte Kündigung erfolgt. Die Kündigungsfrist beträgt dabei in der Regel mehrere Monate vor Vertragsende. Sind keine besonderen Kündigungsbedingungen vereinbart, gilt das gesetzliche Kündigungsrecht gemäß § 621 Abs. 4 BGB, das eine ordentliche Kündigungsfrist von sechs Monaten vorsieht. Wichtige Schritte zur Kündigung 1. Vertragsprüfung: Eigentümer sollten den bestehenden Verwaltervertrag sorgfältig prüfen, um die geltenden Kündigungsfristen und Vertragsbedingungen zu kennen. 2. Schriftform einhalten: Die Kündigung muss grundsätzlich schriftlich erfolgen. 3. Sichere Zustellung: Um den Zugang der Kündigung nachweisen zu können, empfiehlt sich der Versand sowohl per E-Mail als auch per Einschreiben mit Rückschein. Durch diese Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die Kündigung rechtzeitig erfolgt und der Wechsel zur neuen Verwaltung problemlos ablaufen kann.

ORDENTLICHE KÜNDIGUNG DES WEG-VERWALTUNGSVERTRAGES

Der Wechsel der Verwaltung in einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gestaltet sich komplexer als bei einer Mietverwaltung, da der Verwaltervertrag nicht mit einzelnen Eigentümern, sondern mit der gesamten WEG als juristische Person geschlossen wurde. Daher ist eine ordentliche Kündigung des Vertrags nur durch einen Mehrheitsbeschluss der Eigentümergemeinschaft möglich. Dieser Beschluss muss im Rahmen einer regulären oder außerordentlichen Eigentümerversammlung gefasst werden. Wichtige Schritte für den Wechsel Damit eine Beschlussfassung möglich ist, müssen folgende Tagesordnungspunkte (TOP) rechtzeitig in die Einladung zur Eigentümerversammlung aufgenommen werden: - Abberufung der aktuellen Verwaltung - Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags - Vorstellung der Bewerber für die neue Verwaltung - Wahl einer neuen Verwaltung - Bestellung des neuen Verwalters Die Aufnahme dieser Punkte muss spätestens drei Wochen vor der Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung eingereicht werden, da diese die Versammlung leitet. Fristen und sichere Zustellung - Um sicherzustellen, dass die Tagesordnungspunkte berücksichtigt werden, empfiehlt sich die Übermittlung per E-Mail und zusätzlich per Einschreiben. - Sollte die Verwaltung die Aufnahme der Punkte verweigern, dient der Nachweis der fristgerechten Einreichung als Absicherung. - Sind keine besonderen Kündigungsbedingungen vereinbart, gilt das gesetzliche Kündigungsrecht nach § 621 Abs. 4 BGB – somit beträgt die ordentliche Kündigungsfrist sechs Monate nach dem Beschluss durch die Eigentümerversammlung. Durch eine frühzeitige Planung und eine formal korrekte Vorgehensweise kann der Wechsel der WEG-Verwaltung rechtssicher und effizient durchgeführt werden.

SOFORTIGE ORDENTLICHE KÜNDIGUNG DER WEG-VERWALTUNG

Mit der WEG-Reform 2020, gültig seit dem 1. Dezember 2020, ist für die sofortige Abberufung der Verwaltung kein wichtiger Grund mehr erforderlich. Die Eigentümergemeinschaft kann die Verwaltung durch Mehrheitsbeschluss einer (außerordentlichen) Eigentümerversammlung jederzeit mit einer maximalen Frist von sechs Monaten abberufen. Gemäß § 26 Abs. 3 WEG endet die Bestellung der Verwaltung mit dem Beschluss der Eigentümerversammlung, während der Verwaltervertrag separat zu kündigen ist. Bis zum Ablauf der vertraglichen Kündigungsfrist kann die bisherige Verwaltung daher weiterhin Vergütung beanspruchen. Notwendige Schritte für den Wechsel Ein gültiger Beschluss der Eigentümerversammlung ist zwingend erforderlich. Daher umfasst die Vorbereitung folgende Maßnahmen: 1. Suche nach einer neuen WEG-Verwaltung, die die Aufgaben übernimmt. 2. Einberufung einer Eigentümerversammlung (ggf. außerordentlich). 3. Aufnahme der Beschlusspunkte in die Tagesordnung. 4. Durchführung der Versammlung mit den relevanten Abstimmungen. 5. Beschlussfassung über Abberufung und Neubestellung. Wichtige Tagesordnungspunkte - Abberufung der aktuellen Verwaltung - Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags - Vorstellung der Bewerber für die neue Verwaltung - Wahl einer neuen Verwaltung - Bestellung des neuen Verwalters Auswirkungen der Neuregelung Durch die Reform und die Regelung in § 26 Abs. 3 WEG endet die Bestellung der alten Verwaltung mit dem Datum des Beschlusses der Eigentümerversammlung. Die neu gewählte Verwaltung übernimmt unmittelbar die Aufgaben und organisiert den Übergang. Allerdings sind bis zum Ablauf der Kündigungsfrist beide Verwaltungen weiterhin zu vergüten. Durch eine frühzeitige Planung und eine rechtssichere Umsetzung kann der Wechsel reibungslos erfolgen.

AUßERORDENTLICHE KÜNDIGUNG DER HAUSVERWALTUNG

Falls die bestellte Verwaltung gravierende Pflichtverletzungen begeht oder sich vertragswidrig verhält, kann der Eigentümer oder die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) eine fristlose Kündigung aussprechen. Dies ist gemäß § 626 Abs. 1 BGB möglich, wenn die Fortsetzung des Vertrags unzumutbar ist – etwa bei Unterschlagung von Hausgeldern oder schwerwiegendem Fehlverhalten. Kündigungsfristen für Eigentümer und WEGs - Mietwohnungseigentümer haben eine zweiwöchige Kündigungsfrist ab Bekanntwerden des wichtigen Grundes (§ 626 Abs. 2 BGB). - WEGs müssen innerhalb von zwei Monaten nach Kenntnis handeln, da ein Mehrheitsbeschluss erforderlich ist (BayObLG, Beschluss vom 17.01.2000, Az.: 2Z BR 120/99). So bleibt ausreichend Zeit, eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen und die Kündigung zu beschließen. Einberufung der Eigentümerversammlung Für eine wirksame außerordentliche Kündigung müssen die folgenden Punkte rechtzeitig in die Tagesordnung aufgenommen werden: - Beschluss über die Abberufung der Verwaltung - Beschluss über die fristlose Kündigung des Verwaltervertrags - Vorstellung potenzieller Nachfolger - Beschluss über die Wahl einer neuen Verwaltung Die Anmeldung dieser Tagesordnungspunkte muss spätestens drei Wochen vor der Versammlung bei der aktuellen Hausverwaltung eingehen. In dringenden Fällen ist eine Verkürzung gemäß § 24 Abs. 4 WEG möglich. Die Einladung sollte per E-Mail und zusätzlich per Einschreiben erfolgen, um einen rechtssicheren Nachweis zu haben – insbesondere, falls die Verwaltung die Aufnahme verweigert. Voraussetzungen für eine gültige Versammlung Laut § 24 Abs. 2 WEG und dem Landgericht München I (Az.: S 5166/11 vom 16.05.2011) darf eine Verwaltung die Versammlung nicht ablehnen, wenn: - Die Einladung mit einer sachlichen Begründung in Textform erfolgt. - Mindestens ein Viertel der Eigentümer die Einberufung fordert.

GRÜNDE FÜR EINE AUßERORDENTLICHE KÜNDIGUNG DER HAUSVERWALTUNG 

Eine fristlose Kündigung der Hausverwaltung ist möglich, wenn schwerwiegende Pflichtverletzungen vorliegen, die eine Fortsetzung des Vertragsverhältnisses unzumutbar machen. Zu den anerkannten wichtigen Gründen zählen unter anderem: Vergabe nicht notwendiger Aufträge ohne Beschluss Maßnahmen, die nicht dringend erforderlich sind und ohne Zustimmung der Eigentümerversammlung oder der Eigentümer vergeben werden, stellen einen gravierenden Verstoß dar. Hierzu gehören auch optische Verschönerungen ohne entsprechenden Beschluss. Nach der WEG-Reform 2020 sind jedoch kleinere Reparaturen und das Einfordern von Hausgeldern auch ohne Beschluss der Eigentümer möglich. Unberechtigte Klagen gegen Eigentümer Wenn die Verwaltung fremde Forderungen gegen Eigentümer ohne Bezug zu offenen Hausgeldern gerichtlich durchsetzt, stellt dies einen Kündigungsgrund dar. Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit der Verwaltung Eine insolvente Verwaltung kann ihre Aufgaben nicht mehr erfüllen, was das Vertrauen in die ordnungsgemäße Verwaltung gemeinschaftlicher Gelder untergräbt. Nicht- oder verspätete Umsetzung von Beschlüssen Werden gefasste Beschlüsse nicht oder nur verspätet umgesetzt, ist eine fristlose Kündigung nach einer erfolglosen Fristsetzung und wiederholtem Fehlverhalten möglich. Fehlende oder verspätete Jahresabrechnungen Eine wiederholte Verzögerung oder Nichterstellung der Jahresabrechnung stellt einen Kündigungsgrund dar. Bei erstmaligem Verstoß ist eine Abmahnung erforderlich. Straftaten gegen Eigentümer oder deren Vermögen Veruntreuung von Geldern, Bedrohung oder andere strafbare Handlungen gegenüber Eigentümern sind ein sofortiger Kündigungsgrund. Verweigerung der Einsicht in Unterlagen Wird die Einsicht in WEG- oder Mietverwaltungsunterlagen trotz vertraglicher Regelung verweigert, handelt es sich um einen schwerwiegenden Verstoß.

ANGEBOTE EINHOLEN UND VERGLEICHEN

Bevor Sie die Hausverwaltung wechseln, sollten Sie sich zunächst nach Alternativen umsehen. Fragen Sie andere Eigentümer nach deren Erfahrungen mit der aktuellen Verwaltung oder recherchieren Sie online nach regionalen Angeboten. Besonders hilfreich sind Bewertungen auf verschiedenen Plattformen, die Aufschluss über die Qualität der Verwalter geben. Wichtig bei der Auswahl einer neuen Hausverwaltung ist nicht nur der Preis, sondern auch das Verhältnis von Preis, Leistung und Zuverlässigkeit. Ein einziges Angebot reicht nicht aus – mehrere Angebote sollten eingeholt und verglichen werden. Dies kann besonders in einer WEG herausfordernd sein, wenn kein Beirat vorhanden ist und sich die Eigentümer nicht einig sind. Planen Sie daher ausreichend Zeit für die Entscheidung ein und treffen Sie diese nicht übereilt oder unter Druck. In einer WEG muss die endgültige Entscheidung durch die Eigentümerversammlung getroffen werden. Hierbei wählt der Beirat oder die Eigentümer eine Vorauswahl von drei Verwaltern aus. Ein Urteil des BGH vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10) legt fest, dass grundsätzlich mehrere Angebote eingeholt werden müssen, um eine neue Verwaltung auszuwählen. Bestellung der neuen Verwaltung Nach der Kündigung der bisherigen Verwaltung folgt die Bestellung einer neuen. Ideal ist es, wenn die Eigentümer bereits im Vorfeld nach Alternativen gesucht und Angebote eingeholt haben. Für Eigentümer von Mehrfamilienhäusern, die einen Mietverwalter suchen, besteht die Freiheit, direkt einen Vertrag mit der Verwaltung ihrer Wahl abzuschließen. Neben den Kosten und Leistungen sollte hierbei auch die zwischenmenschliche Chemie der Verwaltung berücksichtigt werden. Für WEGs gestaltet sich die Bestellung aufgrund der vielen Beteiligten komplexer. Nach einem BGH-Urteil vom 1. April 2011 (Az.: V ZR 96/10) sind grundsätzlich mehrere Angebote zwecks Vergleiches einzuholen, wenn es um die Wahl einer neuen Verwaltung geht.

WIE GEHT ES NACH DEM WECHSEL DER VERWALTUNG WEITER?

Nach der Kündigung des bestehenden Verwaltervertrags und der Bestellung eines neuen Verwalters stellt sich die Frage, wie der Übergang zwischen den Verwaltern organisiert wird. Welche Aufgaben kommen auf die Eigentümer zu und was ist dabei zu beachten? In dieser Phase können sich die Eigentümer entspannt zurücklehnen, da die bisherige Verwaltung bis zum Ende des Vertrages weiterhin ihre Pflichten erfüllt. Die bestehende Verwaltung ist zudem verpflichtet, zum Ende der Kündigungsfrist die „Nachwirkung und Abwicklung“ des Wechsels einzuleiten, was den Übergang zur neuen Verwaltung regelt. Die Eigentümer haben keine aktiven Pflichten bei der Abwicklung des Hausverwalterwechsels. Die bisherige Verwaltung hat hierbei drei wesentliche Aufgaben: 1. Herausgabe der Unterlagen und des Vermögens 2. Erstellung offener Jahresabrechnungen 3. Informationspflichten gegenüber der neuen Verwaltung Herausgabe der Unterlagen und des Vermögens Mit dem Ende des Vertrages muss der gekündigte Verwalter sämtliche relevanten Unterlagen, wie Beschlusssammlungen und Teilungserklärungen (bei WEGs), im Original an die neue Verwaltung übergeben. Diese Übergabe muss unverzüglich erfolgen, ohne Verzögerung (gemäß §§ 667, 260 BGB). Die neue Verwaltung hat die Unterlagen geordnet und vollständig abzuholen, und die Eigentümer müssen sich nicht selbst um den Transport kümmern. Offene Forderungen Auch wenn noch Forderungen der bisherigen Verwaltung gegen die Eigentümer oder die Gemeinschaft bestehen, darf die Übergabe der Unterlagen nicht verweigert oder verzögert werden (Oberlandesgericht Hamm, Beschluss vom 22.07.2007, Az.: 15 W 181/06). Für Miet- oder Sondereigentumsverwaltungen ist die genaue Handhabung der Übergabe in der Regel nicht eindeutig geregelt. Hier empfiehlt es sich, entsprechende Regelungen bereits im Verwaltervertrag zu treffen.

WER ERSTELLT DIE JAHRESABRECHNUNG - ALTER ODER NEUER VERWALTER?

Bei einem Verwalterwechsel innerhalb eines Wirtschaftsjahres (oft identisch mit dem Kalenderjahr) stellt sich die Frage, wer für die Erstellung der ausstehenden Jahresabrechnungen (z. B. Betriebskosten-, Nebenkosten- oder Hausgeldabrechnungen) verantwortlich ist. Dies hängt sowohl von der Art der verwalteten Objekte als auch vom Zeitpunkt des Wechsels im Jahr ab. Wenn die Verwaltung für Miet- oder Sondereigentum endet und das Wirtschaftsjahr abgeschlossen ist, obliegt es nicht mehr der scheidenden Verwaltung, die entsprechenden Abrechnungen zu erstellen (Landgericht Bonn, Urteil vom 23.03.2010, Az.: 8 S 286/09). Ist der Verwalterwechsel jedoch innerhalb des Jahres, gestaltet sich die Situation komplexer. Hierbei bietet der bestehende Verwaltervertrag häufig eine Klarstellung der Zuständigkeiten. Zur Erstellung der Jahresabrechnung ist grundsätzlich derjenige verpflichtet, der bei Fälligkeit der Abrechnung Verwalter ist. Scheidet demnach ein Verwalter während oder zum Ende eines Wirtschaftsjahres aus, so hat daher grundsätzlich der neue Verwalter die Abrechnung für dieses Wirtschaftsjahr zu erstellen (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 11.05.2007, Az.: 3 W 153/06), es sei denn, die Jahresabrechnung war zum Zeitpunkt des Verwalterwechsels bereits fällig. Unabhängig vom Zeitpunkt des Wechsels muss die scheidende Verwaltung am Ende ihrer Tätigkeit eine finale Abrechnung ihrer eigenen Kosten gegenüber den Eigentümern vorlegen. Informationspflicht Falls die scheidende Verwaltung über wichtige Informationen verfügt, die für die neue Verwaltung von Bedeutung sind (z. B. Zustand der Immobilie, finanzielle Verhältnisse der Gemeinschaft oder andere relevante Details), müssen diese bei der Übergabe der Unterlagen mitgeteilt werden, wenn sie nicht bereits eindeutig aus den Dokumenten hervorgehen.

ZUSAMMENFASSUNG - WECHSEL DER VERWALTUNG

Der Wechsel der Hausverwaltung kann eine wichtige Maßnahme sein, um die Verwaltung von Wohneigentum effizienter und transparenter zu gestalten. Auch wenn der Prozess komplex erscheinen mag, ist er entscheidend für die Wahrung der Interessen der Eigentümer und die nachhaltige Pflege der Immobilien. Dabei ist es unerlässlich, sämtliche rechtlichen und vertraglichen Vorgaben genau zu beachten, um eine ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Einholung und der Vergleich mehrerer Angebote sowie die sorgfältige Prüfung der Referenzen sind essenziell, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ein gut geplanter und umsichtiger Wechsel der Hausverwaltung kann nicht nur die Zufriedenheit der Eigentümer steigern, sondern auch langfristig den Wert der Immobilien erhöhen. Der gesamte Prozess sollte mit Bedacht und unter Berücksichtigung aller relevanten Details durchgeführt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Besonders wichtig ist dabei eine transparente Kommunikation und die aktive Einbindung der Eigentümer, da dies entscheidend für die Akzeptanz des Wechsels ist und die Unterstützung der Eigentümergemeinschaft fördert. Nur durch diese sorgfältige Vorgehensweise kann der Wechsel erfolgreich und nachhaltig gestaltet werden.